Produkt-Blog: Adressimport in hotline sales & marketing

Die Hotelsoftware hotline frontoffice bietet in Verbindung mit hotline sales & marketing ein weiteres nützliches Werkzeug: den automatischen Adress-Import.

Der Clou: Sie können sich Ihre individuelle Import-Vorlagen selbst erstellen. Beliebig viele Vorlagen! Zum Beispiel für

• Ihr Anfrage-Formular auf Ihrer eigenen Webseite
• Anfrage-Listen, die Sie von Ihrer Kur- oder Tourismusverwaltung erhalten
• zugekaufte Adress-Tabellen
• und, und, und

Außerdem können auch Adressen aus der Zwischenablage importiert werden. Das lästige Abtippen entfällt. Tippfehler ausgeschlossen!

So wird's gemacht

Um eine Import-Vorlage zu erstellen, wählen Sie in hotline sales & marketing die Funktion Adressen importieren. Nach der Auswahl Haupt- oder Nebenadresse gelangen Sie zur Import-Funktion, in der Sie entweder eine bestehende Import-Vorlage auswählen, eine neue Import-Vorlage erstellen, oder eine Adresse aus der Zwischenablage importieren können. Auch für die Zwischenablage kann eine eigene Vorlage definiert werden.

Bei der Anlage einer Import-Vorlage gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zunächst, um welche Art der Vorlage es sich handelt. Sie haben folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Manuell/Zwischenablage
• Standard Emailprogramm
• Datei (eine Adresse)
• Datei (mehrere Adressen)

Je nach Option, müssen verschiedene Angaben gemacht werden. So müssen Sie beispielsweise im Fall eines Datei-Imports Speicherort, Name und Trennzeichen der Datei angeben (z.B. Import von .CSV-Dateien). Beim Import von Adressen aus dem Standard Emailprogramm hinterlegen Sie Betreff und Unterordner (Speicherort der Email/Unterordner Posteingang). Diese Funktion steht nur für Outlook zur Verfügung. Auf diese Art können Sie Anfrage-Formulare von Ihrer Webseite automatisch einlesen.

Die weiteren Einstellungen sind in allen Fällen identisch. Sie müssen Zeilennummer, Position, evtl. Länge der Angaben definieren und einem Feld in der Adressverwaltung zuweisen. Außerdem können Sie beim Import-Vorgang automatisch Stichwörter o.ä. an die importierten Adressen anhängen. Nachdem alles eingestellt ist, speichern Sie die Vorlage. Beim nächsten Aufruf der Funktion steht Ihnen diese zur Auswahl und Sie können den Import auf Knopfdruck starten. Um Postionen zu bestimmen, gibt es auch eine eigene Hilfe-Funktion. Hier können Sie den Cursor beliebig platzieren und Position, Zeilennummer, etc. auslesen.