Produkt-Blog: Tipps beim Channel-Management

Seit 2007 ist dieser Anteil rasant gestiegen. Die manuelle Pflege von der Vielzahl an existierenden Kanälen ist zeitlich sehr aufwändig. Hier kann Sie die Hotelsoftware hotline frontoffice entlasten, indem Sie Ihre freien Zimmer an verschiedene Channel-Management-Systeme überträgt. Von dort aus werden dann die einzelnen Buchungsplattformen wie HRS, Hotel.de, Booking.com, etc. mit diesen Informationen gefüttert.

Die Anbindung Ihrer Hotelsoftware an Channel-Management-Systeme bedeutet aber nicht, dass der Verkauf von Zimmern im Internet zu einem Selbstläufer wird. Auch hier muss der Hotelier die Geschehnisse auf den verschiedenen Plattformen und im eigenen Haus beobachten, will er Doppel- oder Überbuchungen vermeiden.

Trotz aller technischer Feinheiten spielen hier die Bearbeitungs- und Antwort-Zeiten der angeschlossenen Endportale die entscheidende Rolle! Man kann das mit einem Flaschenhals vergleichen. Das „langsamste“ Portal, also der dünnste Flaschenhals, hat Einfluss auf die Geschwindigkeit des gesamten Systems.

Ein Beispiel:
hotline frontoffice meldet Ihre freien Zimmer an den Channelmanager. Mit jeder Belegungsänderung in hotline werden diese Daten erneut ins Internet gemeldet.

I.d.R. verarbeitet der Channel-Manager diese Informationen sofort. Sie sind somit auch direkt im sogenannten Backend des Channel-Managers sichtbar. Nun werden die freien Zimmer an die einzelnen Portale weitergeleitet. Dies geschieht ohne Zutun der Hotelsoftware!

Wird nun eine Buchung in einem der Endportale ausgelöst, muss diese Buchung an den Channel-Manager zurück gegeben werden, damit dieser zum einen die restlichen Portale, zum anderen die Hotelsoftware über die Reservierung „informieren“ kann. Erst dann haben alle Channels und die Hotelsoftware denselben Stand an freien Zimmern.

Da Endportale eine enorme Datenflut (tausende Hotels und tausende Buchungen gleichzeitig) zu verarbeiten haben, kommt es vor, dass Buchungen nicht unmittelbar an den Channel-Manager weitergegeben werden. „Tausende Leute sprechen gleichzeitig mit dem Channel-Manager, dieser kann die neuen Informationen aber nur nach und nach erfassen und auch weitergeben“.

Somit sind (manchmal für einige Minuten) nicht alle Portale auf demselben Stand. Die Gefahr von Überbuchungen droht!

Wie können Sie sich schützen?
Einige Channel-Management-Systeme bieten Versicherungen gegen solch technisch bedingte Störungen. So kann sich der Hotelier bei der der Firma Cultuzz Digital Media für 0,2% absichern und bekommt evtl. entstandene Schäden durch Überbuchungen erstattet.

Auch durch verschiedene Einstellungen in der Hotelsoftware kann die Gefahr von Überbuchungen reduziert werden.

Geben Sie nicht alle Zimmer frei
Im Service-Programm können Sie die Menge an Zimmern festlegen, die je Saison und Kategorie generell freigemeldet werden. So können Sie z.B. in der Hauptsaison alle Zimmer online sperren, da zu erwarten ist, dass Buchungen über die klassischen Kanäle sowie über Stammgäste eintreffen. Wichtig: Die Einstellungen im Service-Programm sind grundsätzlich notwendig, damit überhaupt freie Zimmer (Kategorien) übertragen werden können. Achten Sie darauf, dass bei neuen Saisonzeiten oder neu angelegten Zimmer-Kategorien diese Einstellungen nachgetragen werden!

Halten Sie ein Eigen-Kontingent zurück
Angelegte Kontingente werden durch hotline frontoffice nicht an den Channel-Manager freigegeben. So können Sie sich ein Eigen-Kontingent anlegen und haben die Sicherheit, dass eine bestimmte Anzahl an Zimmern nicht an den Channel-Manager gemeldet wird.
Über den variablen Verfall können Sie sogar steuern, dass das Eigen-Kontingent bei Nichtinanspruchnahme kurzfristig doch freigegeben wird.

Zimmerpreise
An einige Destinations- und Channelmanagement-Systeme können neben den Verfügbarkeiten auch Preise übermittelt werden. Hierfür müssen in der Hotelsoftware entsprechende Saisonzeiten, Arrangements und Zimmerpreise angelegt werden. Achten Sie vor allen Dingen bei der Neuanlage von Saisonzeiten (z.B. beim Jahreswechsel) auf das korrekte Anlegen Ihrer Preise. Auch bei der Änderung von Zimmerkategorien sollten Sie besondere Sorgfalt walten lassen. Wichtig! Nach der Übermittlung neuer Preise, Kategorien und oder Saisonzeiten müssen Sie die Preise in Ihrem Channelmanagent-System prüfen. Prüfen Sie auch evtl. Einstellungen, die die Weitergabe an Endportale betrifft, da auch diese die Preisgestaltung im World Wide Web beeinflussen können.

Zusammenfassung

• Der Einsatz von automatischer Zimmerfreimeldung in Verbindung mit Channel-Management-Systemen muss in jedem Fall überwacht werden.
• Durch technische Spezifikationen einzelner End-Portale kann es zu Verzögerungen in der Datenweiterleitung kommen. Dies liegt leider außerhalb des Zugriffsbereichs der Hotelsoftware.
• Nutzen Sie evtl. angebotene Versicherungen der einzelnen Anbieter.
• Geben Sie nicht alle Zimmer frei und nutzen Sie die Möglichkeit eigener Kontingente.
• hotline connect24 verfügt zwar über eine Protokoll-Funktion, die dokumentiert, welche Daten an den Channel-Manager übertragen werden, nachdem die Daten gesendet wurden, liegt die Protokoll-Führung jedoch beim Channel-Manager bzw. bei den Endportalen.
• Die Prüfung von Preisen in den angeschlossenen GDS/IDS sollte regelmäßig durch den Hotelier durchgeführt werden. Die Wartung der Portale kann nicht durch den Hotelsoftware-Lieferanten erfolgen.